top of page
DMS obieg dokumentów
Comarch DMS– Document Management System to narzędzie do procesowania dokumentów, spraw i zadań. System pozwala na digitalizację obszarów związanych rejestracją, opisem, akceptacją i archiwizacją dokumentów (m.in. faktury, umowy), a także procesowanie ważnych, niestandardowych dokumentów i informacji.
Comarch DMS jako system elektronicznego obiegu dokumentów:
-
umożliwia elastyczne zarządzanie dokumentami
-
wszystkie dokumenty firmowe są zebrane w jednym miejscu
-
można w pełni kontrolować poziomy dostępu poszczególnych pracowników
-
automatyzacja wprowadzania i rejestracji dokumentów dzięki OCR'owi
-
kontrola czasu realizacji poszczególnych procesów w obiegu
-
łatwe wyszukiwanie dokumentów dzięki intuicyjnym filtrom i wyszukiwarce
-
możliwa praca zdalna z użyciem przeglądarki i aplikacji mobilnych
Na aplikację składają się dwa podmoduły : Workflow i Repozytorium.
Moduł Workflow to platforma usprawniająca procesy biznesowe, gdzie każdy z nich może zawierać szereg różnego typu załączników.
Moduł Repozytorium to uporządkowane cyfrowe archiwum, w którym kluczowym elementem są poszczególne dokumenty (pliki). Repozytorium dokumentów nie ma zdefiniowanych etapów, ani schematu oraz nie jest przekazywane do następnego etapu. Dzięki Comarch DMS wraz z modułem Repozytorium możliwe jest przejście z przechowywania dokumentów w formie papierowej w teczkach i segregatorach na wersję elektroniczną, zapewniającą sprawna pracę i wysoki poziom bezpieczeństwa. Co ważne można zakupić DMS Workflow samodzielnie lub w wersji z Repozytorium, nie można zakupić samego Repozytorium dlatego, że Repozytorium jest zawsze powiązany z częścią obiegową.
Comarch DMS posiada wbudowaną integrację z systemami Comarch ERP: XL, Optima, Altum i Enterprise. Współpraca systemów to:
-
praca na tych samych słownikach danych (np. kontrahent, towar),
-
możliwość powiązania dokumentów pomiędzy aplikacjami,
-
wykorzystywanie tych samych loginów,
-
generowanie dokumentów do ERP z Comarch DMS (m.in.: faktury kosztowe)
-
proste definiowanie dodatkowych pól w dokumentach (standardowo SQL i dodatkowo C# w wersji Premium)
-
wykorzystanie danych z ERP
-
otwieranie okien ERP z DMS
System może również pracować z zewnętrznymi systemami ERP w ramach wersji Standalone.
Praca z Comarch DMS jest możliwa z poziomu aplikacji desktop, przeglądarki www, a także natywnych aplikacji na urządzenia z systemami iOS oraz Android. System wysyła również powiadomienia, dzięki którym użytkownik może w szybki sposób przejść do zadania, które otrzymał.
Poza standardowym produktem Comarch DMS mamy do wyboru również mniejszą licencję Comarch DMS Lite gdzie w kwocie licencji 2000 zł dla dwóch użytkowników oraz 300 zł za każdego dodatkowego użytkownika mamy pełną funkcjonalność standardowej wersji Comarch DMS z wbudowanymi ograniczeniami do maksymalnie 2 obiegów i maksymalnie 50 pól per obieg.
Szerokie możliwości konfiguracyjne Comarch DMS oraz integracja z systemami ERP pozwala na bardzo szerokie spectrum wykorzystania systemu jako narzędzia wspomagającego pracę w firmie.
Obszary biznesowe które usprawnia DMS w firmie:
KSIĘGOWOŚĆ I FINANSE
KADRY I PŁACE
ADMINISTRACJA
Ewidencja i akceptacja kosztów w firmie jest jednym z najczęściej digitalizowanych obszarów. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności to elementy, które są niezbędne dla prawidłowego działania przedsiębiorstw a wsparcie tego obszaru przez system obiegu dokumentów.
Przykłady procesów w tym obszarze to:
-
Faktury kosztowe
-
Zapotrzebowania
-
Akceptacja płatności
-
Delegacje
- Akceptacja dodatków i premii
Digitalizacja dokumentów i procesów w dziale kadrowym pozwala na szybkie i sprawne realizowanie m.in. spraw związanych z wnioskami pracowniczymi bez potrzeby mnożenia dokumentów papierowych.
Przykładowe procesy w tym obszarze to:
-
Wnioski urlopowe
-
Zgłoszenia wakatów
-
Zapisy na szkolenia
-
Oceny okresowe
-
Ewidencja umów
Uporządkowanie dokumentacji, która wpływa do firmy czy też jest ewidencjonowana na wewnętrzne potrzeby często stanowi wyzwanie. Digitalizując ten obszar przy pomocy Comarch DMS możliwe jest przejście na cyfrowe zarządzanie takimi procesami i uniknięcie zagubienia dokumentów czy opóźnienia ich realizacji.
Przykładowe procesy w tym obszarze to:
-
Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej
-
Rejestr umów
-
Pełnomocnictwa
-
Wnioski na zarząd
-
Zarządzanie flotą
IT TECHNOLOGIA
PROCEDURY ISO
POZOSTAŁE OBSZARY
Przez dział IT przewija się codziennie wiele różnego typu spraw. Aby ujednolicić komunikację oraz uzyskać pełną kontrolę nad realizowanymi zgłoszeniami możliwe jest wykorzystanie Comarch DMS do tego celu.
Przykładowe procesy w tym obszarze to:
-
System zgłoszeń
-
Nadawanie uprawnień
-
Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
-
Zarządzanie zmianami w systemach
Zarządzanie jakością w firmie, niezależnie czy mówimy o wytwarzanych produktach, realizowanych usługach czy wewnętrznych procesach jest rzeczą niezwykle istotną, ale i wymagającą rzetelnej ewidencji i możliwości szybkiego dostosowywania się do zmian.
Przykłady procesów w tym obszarze to:
-
Wnioski racjonalizatorskie,
-
Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
-
Raport 8D
-
Kontrola jakości wyrobu
Elastyczność Comarch DMS umożliwia budowanie dowolnych, własnych obiegów dokumentów i procesów dzięki czemu w ramach jednej platformy oprócz standardowych obiegów jak np. faktura, można realizować zadania nietypowe, dostosowane do specyfiki konkretnej firmy.
Przykładami takich procesów są:
-
Zarządzanie produktem
-
Akceptacja limitu kredytowego
-
Ocena dostawców
-
Zgłoszenia serwisowe
Oprogramowanie dla biznesu
Finanse.Plus
Z nami zawsze jesteś na plusie
bottom of page